Quali informazioni deve contenere il cartello di videosorveglianza e dove va collocato in azienda? I cartelli che avvisano della presenza di telecamere di videosorveglianza in azienda devono infatti essere aggiornati secondo le Linee guida n. 3/2019 del Comitato Europeo per la protezione dei dati (EDPB) che rappresentano un tassello nell’attuazione del GDPR, il Regolamento Europeo sulla Privacy.
Una delle novità principali delle Linee guida, ancora in fase di definizione, è che il nuovo cartello di avviso di videosorveglianza contiene più informazioni rispetto al modello attuale del Garante italiano per la protezione dei dati dell’8 aprile 2010.
Le informazioni contenute nel cartello
- Finalità del trattamento,
- Estremi identificativi del titolare
- Diritti degli interessati,
- Dati di contatto del DPO (Data Protection Officer)
- Riferimento al legittimo interesse del titolare o di terze parti
- Codice QR e le modalità che rinviano all’informativa di “secondo livello”
- Eventuale trasferimento di dati extra-UE e il periodo di conservazione delle immagini
Struttura del nuovo cartello sulla videosorveglianza
L’impianto del cartello è strutturato in due parti: un’icona e quadri di testo con le informazioni.
Le informazioni essenziali del nome del titolare del trattamento e della finalità del trattamento vengono arricchite dai dati di contatto del Data protection officer e dalla descrizione dei diritti riconosciuti agli interessati. Come da modello delle Linee guida EDBP, ci sarà un riferimento alla “base giuridica” nel quadro relativo alle “finalità” del trattamento e un altro relativo all’identificativo del rappresentante di titolare di trattamento non stabilito nell’Unione Europea.
Completano le informazioni sul cartello sintetico i riferimenti alle fonti che contengono l’informativa “lunga e dettagliata” sul trattamento dei dati e anche un codice QR, che si può inserire per rendere disponibile l’informativa lunga.
Le informazioni possono allargarsi e comprendere altre segnalazioni come l’esplicitazione di una particolare base giuridica e cioè il legittimo interesse del titolare del trattamento o l’indicazione della eventualità di trasferimento dei dati al di fuori dello spazio economico europeo ed il periodo di conservazione delle immagini.
Supporti cartacei o digitali
Il cartello rappresenta solo il primo livello dell’atto di informazioni ai sensi dell’articolo 13 del GDPR. Il secondo livello è rappresentato dalle informazioni contenute in supporti cartacei o digitali da rendere disponibili a tutti gli interessati, come quelli contenuti nel QR che rimanda a una pagina web con l’informativa “lunga” oppure rinvii a fonti come come brochure e testi sul sito internet.
Dove apporre il cartello
Le Linee guida n. 3/2019 EDPB richiedono che il cartello sia posizionato nei pressi dell’apparecchiatura utilizzata per le riprese, ad “altezza occhi”, così da consentire agli interessati di essere avvisati della videosorveglianza prima di entrare nel raggio di azione della telecamera.
Telecamere finte e non funzionanti
Le Linee guida si occupano anche della integrale disciplina della videosorveglianza. Nell’attesa del provvedimento definitivo dell’EDPB si evidenzia che, rispetto alla situazione italiana, le Linee guida affermano che il GDPR non si applica alle telecamere finte e alle telecamere installate ma non in funzione poiché ogni telecamera non funzionante non tratta dati personali (anche se, specifica il Comitato, ogni Stato Membro UE potrebbe aver adottato disposizioni diverse).